クラウド型受付システムとは
クラウド型の受付システムは、iPadなどのタブレット端末で受付対応が可能です。事前に受付番号や専用のQRコードを発行し、来訪者の操作だけで受付が完了します。また、担当者にはチャットツールなどから来客通知を行います。受付業務を自動化できるだけでなく、無人受付化も叶うでしょう。オフィスビルのほか、工場や店舗、シェアオフィスなどでも活用されています。
クラウド型受付システムを導入するメリット
クラウド型受付システムの導入メリットは以下のとおりです。
- ●専用機器の設置が不要なため、比較的低コストで導入できる
- ●担当者を直接呼び出せるため、取り次ぎ業務が不要になる
- ●予約番号やQRコードなどでスムーズに受付でき、来客者を待たせない
- ●来客記録をクラウド保存できる
クラウド型とオンプレミス型の受付システムの違い
オンプレミス型の受付システムは、自社にサーバやソフトウェアを設置する必要があります。また、導入には専用機器を用いることがほとんどです。クラウド型に比べ、初期費用は高額になるものの、長期的に利用する場合はランニングコストを抑えられる可能性もあるでしょう。
クラウド型は、管理システムの設置や構築が不要で、初期費用を抑えて導入できる点がメリットです。両方の形態を用意している受付システムも存在するため、特徴や料金プランなどを比較し、自社にあった受付システムを選択しましょう。
クラウド型受付システムの選び方
クラウド型受付システムを選ぶ際のポイントを解説します。
既存のツールと連携できるか
クラウド型受付システムは、チャットツールやグループウェア、CRMなどのツールと連携できる製品が多く存在します。例えばグループウェアのカレンダー機能と連携させると、来訪日時の自動反映が可能です。
チャットツールを使っている場合は、来訪者の通知を担当者へ直接届けます。取り次ぎにかかる時間を削減したい企業におすすめです。また、顧客管理システムと連携できれば、来訪履歴がログとして記録され、顧客情報のデータベースとして有効活用できます。
セキュリティ対策は万全か
受付システムには、氏名やメールアドレスなどの来訪者情報が来訪者記録として残されるものもあります。クラウド型は、自社内に機器を設置して運用するオンプレミス型と比較すると、セキュリティ面でデメリットがあります。サイバー攻撃を仕掛けられて情報漏えいが発生した場合、企業の信頼は低下してしまうでしょう。
このような事態を防ぐため、どのようなセキュリティ対策が施されているのか確認しておく必要があります。例えば、IPアドレス制限機能が搭載されていれば、第三者によるネットワークの侵入を防げます。
また、顔認証で受付する仕組みになっていると、来訪予定にない人が無断でオフィスに立ち入るリスクを下げられるでしょう。
クラウド型の受付システム比較
まずはITトレンド編集部が厳選したクラウド型の受付システムを紹介します。
workhub Reception
- 来訪者に対する受付業務を大幅削減！
- ビル全体の総合受付からテナントフロアの受付まで幅広く適用可能
- セキュリティ連動でゲートやドアも自動解錠し効率的な施設利用へ
株式会社ビットキーが提供する「workhub Reception」は、来訪登録から案内までを担う無人受付システムです。最大の特徴は、連携できるサービスが多岐にわたることで、カレンダーアプリやスマートロックとの連携に対応しています。
【参考価格】お問い合わせください。
RECEPTIONIST
- 受付のプロが11年間の受付経験を活かし、受付業務をシステム化
- 日程調整や来客受付、会議室の予約管理までワンストップ
- 洗練されたデザインで操作画面がわかりやすく、お客様も安心
株式会社RECEPTIONISTが提供する「RECEPTIONIST」は、日程調整から会議室の予約・受付までワンストップで効率化します。ビジネスチャットやSMSで直接担当者を呼び出せるほか、来訪履歴や健康状態を自動で保存できます。
【参考価格】お問い合わせください。
ラクネコ
- iPadによる無人受付でムダなコストを削減！
- 取次の必要がなくなり受付業務のストレス課題が解決！
- Googleカレンダーに予定を入れるだけで受付QRコードを自動送付！
ラクネコ
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- 取次の必要がなくなり受付業務のストレス課題が解決！
- Googleカレンダーに予定を入れるだけで受付QRコードを自動送付！
らいきゃくん
- 必要なのはiPad一台！簡単かつ低コストに非接触受付を実現！
- 限定的な機能でiPad操作が初めてでも使える受付システム！
- 不在の担当者は表示せず確実に来客情報をオフィスに届ける！
らいきゃくん
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- 限定的な機能でiPad操作が初めてでも使える受付システム！
- 不在の担当者は表示せず確実に来客情報をオフィスに届ける！
WowDesk
- 無人化によって来客取次ぎの時間や負担をなくす
- お客様の操作も簡単で誰にでも扱いやすいシステム
- 取次ぎミスによって発生する問題を防ぐ
WowDesk
- 無人化によって来客取次ぎの時間や負担をなくす
- お客様の操作も簡単で誰にでも扱いやすいシステム
- 取次ぎミスによって発生する問題を防ぐ
ReClip
- 誰でも操作できる簡単なインターフェースで来客者を困らせない！
- 来客者を保存・一覧表示できるので管理の手間が不要に！
- 基本機能は無料でも利用可能！完全版も低コスト！
ReClip
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- 基本機能は無料でも利用可能！完全版も低コスト！
Smart at reception
- フリーアドレスのオフィスでも担当者に即コンタクトできる
- 低コスト・短期間で受付の無人化を実現
- クラウド管理なので担当者の部署移動にも即対応
Smart at reception
- フリーアドレスのオフィスでも担当者に即コンタクトできる
- 低コスト・短期間で受付の無人化を実現
- クラウド管理なので担当者の部署移動にも即対応
moreReception
- 企業受付の簡略化を図った、効率の良い入退館管理が可能！
- 受付情報や入退館履歴の一元管理が実現できる！
- コロナ渦でも安心！触れずに受付できるタッチレス受付！
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GATEウェイティング
- グルメサイトやオウンドメディアの予約も連動し正確な受付！
- 待ち時間や混雑状況をリアルタイムに告知可能！
- お客様をSMSやメールでスムーズに呼び出し可能！
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オンプレミス/クラウド型から選べる受付システム比較
ここからは、自社の形態にあわせてクラウドに加えオンプレミスでの導入も可能な受付システムを紹介します。
MOT/Phone受付システム
- スマホに直接呼び出し通知！フリーアドレスやテレワークにも対応
- 5つのメニューを自由に表示し最適にカスタマイズ！
- 施設予約管理を並行してさらにスムーズな受付を実現！
MOT/Phone受付システム
- スマホに直接呼び出し通知！フリーアドレスやテレワークにも対応
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- 施設予約管理を並行してさらにスムーズな受付を実現！
AI受付システム「アイウェルコ」
- 状況に応じた複数の方法でのわかりやすい受付対応が可能！
- 顔認証を用いたスムーズでセキュアな受付対応を実現！
- 順次機能が拡張され追加料金なしで便利に利用可能！
AI受付システム「アイウェルコ」
- 状況に応じた複数の方法でのわかりやすい受付対応が可能！
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- 順次機能が拡張され追加料金なしで便利に利用可能！
VisitView
- ICカード・QRコードを用いた2種類の受付方法！
- 複数オフィス対応でテナントビルでの受付に最適！
- セキュリティーゲート連携で最先端の受付を実現！
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- 複数オフィス対応でテナントビルでの受付に最適！
- セキュリティーゲート連携で最先端の受付を実現！
I-FACE
- 企業に合わせた3パターンの呼び出し方法が利用可能！
- 平均月間障害発生率はたったの0.8件！止まらない運用を実現！
- 環境によっては最短1営業日で即導入が可能！
I-FACE
- 企業に合わせた3パターンの呼び出し方法が利用可能！
- 平均月間障害発生率はたったの0.8件！止まらない運用を実現！
- 環境によっては最短1営業日で即導入が可能！
導入形態にこだわらず受付システムを探している方は、こちらも参考にしてください。
まとめ
クラウド型受付システムは比較的コストや工数がかからないため、多くの企業で導入されています。気になる製品は無料トライアルや資料請求を活用し、ぜひ導入を検討してください。
