給与計算の内製化とは？
内製化とは、自社のリソースのみで対象の業務を行うことです。つまり給与計算の内製化は、給与計算における作業を自社の従業員が担当することを指します。予算や時間コストを削減できるため、特に中小企業やベンチャー企業では内製化を推奨している場合が多いでしょう。
給与計算の内製化は必ず実施すべきか
上述したように、内製化にはコストの面におけるメリットがあります。しかし、給与計算においては業務の専門性や正確性の観点で、必ずしも内製化が適しているということでもありません。あくまで内製化によるメリットが多いという前提ではあるものの、外注することで給与計算に関するミスやトラブルが軽減できる場合もあるでしょう。したがって給与計算の内製化は必須ではなく、場合によっては専門の人材を用意すべき領域であることを覚えておく必要があります。
給与計算を内製化するメリットは？
給与計算を内製化するメリットの一つは、社内にノウハウを蓄積できる点です。給与計算業務には、労働基準法や社会保険制度、税制改正への対応など専門的な知識が求められます。内製化することで、こうした法改正への対応力や実務経験が社内に蓄積され、業務の安定運用につながります。
近年は給与計算アウトソーシングの活用企業も増えていますが、個人情報保護の観点から重要情報を社内で管理したいと考える企業も少なくありません。マイナンバー制度の運用開始以降、情報管理体制の強化が求められていることもあり、自社内でデータを完結させることを重視する企業もあります。
また、社内で完結することで、急な給与変更や手当の追加などにも柔軟に対応しやすい点もメリットです。外部委託の場合は確認や手続きに一定の時間を要するケースがありますが、内製化していれば社内で迅速に意思決定・処理が行えます。
給与計算を内製化する場合の作業
給与計算を内製化した場合、具体的にはどんな作業が必要になるのでしょうか。 まず、社員全員分の勤怠情報を集計します。紙のタイムカードや勤怠簿を使用している企業なら、集計のためにデータを打ち込むところから始まります。複数の営業所や店舗がある場合では、タイムカードを期日までに回収するだけでも大変です。 さらに、「時間外勤務手当」「休日勤務手当」「深夜勤務手当」の支給のためには、残業時間や有給休暇の取得状況なども調べる必要があります。
次に給与から「健康保険料」、「厚生年金保険料」、「介護保険料（40歳以上65歳未満の従業員のみ）」、及び「雇用保険料」の従業員負担分を計算して控除します。
これら労務関連法規や制度は毎年のように改定されるため、最新情報にアップデートするだけでも大変です。そのたびに、給与計算ソフトを変更する必要も発生し、システムの運用・保守の費用もかさみます。 こうして給与額が決定したら給与明細を作成します。現在は電子交付を採用する企業も多いものの、紙で支給している場合は印刷作業も発生します。
給与計算内製化の課題
給与計算は、決められた期日までに必ず作業を済ませなくてはならないため、時間と正確性が必要になります。コア業務に経営資源を集中させるため、アウトソーシングを考えている企業も少なくないでしょう。
給与計算は煩雑な作業が重なる一方で、誰がやっても同じ結果が出る定型業務です。賃金の正確な支払いは労働契約の根本をなすものであり、計算ミスや支払遅延が発生すれば、社員からの信頼だけでなく企業の社会的信用にも影響を及ぼします。
そのため、給与計算を担当している総務・経理の社員が、不意の病気療養や産休・育休、介護休暇などで不在になった場合でも、業務を滞らせることはできません。給与計算が属人的な業務となっていると、いざというときのリスクに対応できなくなります。
給与計算業務は年末などに繁忙期が発生するため、パート社員や派遣社員で雇用を調整している企業もあるでしょう。 しかし昨今の情報漏えい事故を見ると、非正規社員が社内の重要情報にアクセスしていたことで機密情報を漏えいしたケースもあります。情報漏えいを恐れて内製化するなら、そうしたリスクも念頭に置くべきです。
給与計算のアウトソースに向く企業と向かない企業
給与計算をアウトソーシングしたほうがよい企業は、中小企業や立ち上げたばかりのベンチャー企業など、人事制度が未成熟でそれほど規模も大きくない企業です。
総務・経理担当の社員がほかの業務を担当しながら給与計算も担当しているような場合、アウトソーシングを利用することで、担当者の能力をほかの重要な業務に振り分けられます。
また、そうした企業では総務・経理担当の社員数が限られているため、担当者が突然休職した場合の業務停滞リスクが高まります。アウトソーシングを活用すれば、こうした属人化リスクの軽減にもつながります。 一方、数千人規模の大企業であれば、経理部門専門の社員を雇う余裕が生まれるので、内製化も可能です。規模が大きい企業になると、アウトソースする場合でもそれなりの費用がかかります。そのため、社員を1人雇うのとそれほどコストが変わらない可能性もあるでしょう。
自社内で給与計算業務がスムーズに行われている場合でも、一部の業務のみを単体で外部委託することで、年間の業務量を標準化できます。例に挙げられるのは、紙媒体の申告書・証明書類を多量に取り扱う年末調整や、毎年５～６月にかけて発生する住民税徴収額の更新業務です。
給与計算のアウトソーシングと内製化はどう選択すべきか
給与計算のアウトソーシングと内製化をどのような観点で選択すべきか整理していきましょう。まず、アウトソースすべき場面は、明確に「専門家の知見を借りなければいけない」時です。給与計算は、法令の変更や保険料率の変更など、毎年のように更新される外部環境によって作業の方法を変えていかなければなりません。
もし社内の経理部のリソースとして知識や作業経験豊富な人材がいない場合は、明らかにアウトソースしていく必要があるといえるでしょう。また、給与計算業務を担当する従業員への教育や引き継ぎにかかる時間が多い場合も給与計算アウトソーシング会社に依頼するメリットが大きくなります。
一方で、給与計算の専門家がすでに在籍している、もしくは経理関係の情報を一手に担うことで経営企画部としっかりやり取りをするということを目的としている企業の場合は、内製化の方が適しているケースもあります。企業規模だけでなく、社内の人材体制や業務の属人化リスク、コストバランスを総合的に判断することが重要です。
給与計算アウトソーシングのメリット・デメリット
給与計算アウトソーシングには、以下のようなメリット・デメリットがあります。自社の体制や業務状況と照らし合わせて検討することが重要です。
- ■メリット
- ・専門家による法改正・保険料率変更への対応
- ・担当者の業務負担軽減
- ・属人化リスクの分散
- ■デメリット
- ・社内にノウハウが蓄積しにくい
- ・情報共有や確認に時間がかかる場合がある
- ・委託範囲によっては追加費用が発生する
給与計算アウトソーシングのメリット・デメリットについての詳細は以下の記事で詳しく解説しています。内製化のメリット・デメリットとあわせて比較したい方はぜひ参考にしてください。
まとめ
給与計算をインソースするかアウトソースするかの判断は、企業規模や人事制度と密接に関係します。給与計算を煩雑だと感じているなら、一度アウトソーシングを検討してはいかがでしょうか。
